Yüksekokul Sekreteri

Küçült Yazı Tipi Büyüt

Bülent Ecevit Üniversitesi

 

T.C.

ZONGULDAK BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ

 

GÖREV TANIM FORMU

 

Birim:

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü

Görev Adı:

Yüksekokul Sekreteri

Görevin Bağlı Bulunduğu Unvan

Müdür

Sorumluluk Alanı

Görev alanına giren konuları sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini planlamak, koordine etmek ve denetlemek

Temel Görev ve Sorumluklar

Yüksekokul sekreteri aşağıda belirtilen hususlarda müdüre karşı birinci derecede sorumludur:

  • Yüksekokulda kendisine bağlı idari birimlerin (İdari İşler Birimi, Kütüphane, Mali İşler Birimi, Öğrenci İşleri Birimi, Personel İşleri Birimi, Bilgi İşlem Birimi, Temizlik Birimi, Bölüm Sekreterlikleri)  mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlamak,
  • İdari konularda yüksekokul müdürünü bilgilendirmek,
  • Yüksekokulla ilgili iç ve dış yazışmaları yapmak, evrakları tasdik etmek ve arşivlenmesini sağlamak,
  • Müdürlüğün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak,
  • Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemini hazırlamak, ilgililere duyurmak, raportörlüğünü yapmak, karar ve tutanaklarını hazırlamak,
  • Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlamak, gerekli bakım ve onarım işlerini takip etmek, ısınma, aydınlatma, temizlik vb. hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,
  • Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırmak,
  • Yüksekokulun mali yıl bütçe hazırlıklarını yapmak ve bütçenin en iyi şekilde kullanılmasında gerekli planlamayı yaparak performans bütçe uygulamasını gerçekleştirmek,
  • Yüksekokul tarafından düzenlenen törenleri ve organizasyonları koordine etmek,
  • Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımını yapmak,
  • Yüksekokul personelinin özlük haklarına ilişkin uygulama ve ödemeleri takip etmek,
  • Yüksekokul demirbaşlarının kayıtlarının tutulmasını, depo giriş ve çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Yüksekokul akademik ve idari personelinin görev uzatımlarının, özlük haklarının, izinlerinin, raporlarının ve sicil işlemlerinin takibini yapmak,
  • İdari personelin sicil işlemlerini yürütmek,
  • Öğrenci ve personelden gelen dilekçelerin gereğini ilgili yerlere bildirmek ve gerekeni yapmak,
  • Yüksekokul idari personelinin hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve gereken eğitimin verilmesini sağlamak,
  • Görevleriyle ilgili çalışmalar konusunda amirlerine bilgi vermek,
  • Sorumluluğunda bulunan personeli ve çalışmalarını denetlemek, çalışma konularında direktif vermek,
  • Yüksekokul Sekreterliğinin faaliyetlerini ilgilendiren mevzuat bilgisini güncel tutmak,
  • Yüksekokula gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar etmek,
  • Çalışmalara ait yıllık faaliyet ve denetim raporunun düzenlenmesini, stratejik planın hazırlanmasını, istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlamak,
  • Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticisi (Müdür) tarafından verilen işleri yapmaktır.

Yetkiler

  • Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak,
  • Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek,
  • Sorumlu olduğu birime gelen evrakları çalışan personele görevlendirme esaslarına göre dağıtmak,
  • E-imza yetkisine sahip olmak,
  • Gerçekleştirme yetkisine sahip olmak,
  • Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak. 

Bilgi

Görevin yerine getirilmesinde gereken bilgiyi içeren diğer kanun, genelge, yönetmelik, yönergeler vb. mevzuat.

Beceri ve Yetenekler

  • Analitik düşünebilme
  • Orta düzeyde Bilgisayar ve internet kullanımı
  • Bilgileri paylaşmama
  • Değişim ve gelişime açık olma
  • Düzenli ve disiplinli çalışma
  • Ekip liderliği vasfı
  • Empati kurabilme
  • Etkin yazılı ve sözlü iletişim
  • Güçlü hafıza
  • Hızlı düşünme ve karar verebilme
  • Hızlı not alabilme
  • Hukuki analiz ve muhakeme yapabilme
  • İkna kabiliyeti
  • Temel düzey İngilizce
  • Karşılaştırmalı durum analizi yapabilme
  • Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık
  • Makroekeonomik göstergeleri kavrama ve kıyaslayabilme
  • Matematiksel kabiliyet
  • Müzakere edebilme
  • Ofis programlarını etkin kullanabilme
  • Planlama ve organizasyon yapabilme
  • Proje geliştirebilme ve uygulayabilme
  • Sorun çözebilme
  • Sorumluluk alabilme
  • Stres yönetimi
  • Üst ve astlarla diyalog
  • Yoğun tempoda çalışabilme
  • Yönetici vasfı
  • Zaman yönetimi

 

İletişim İçerisinde Olunan Birimler

Müdürlük, Temel İngilizce Bölümü Sekreterliği, Modern Diller Bölümü Sekreterliği, Rektörlük, İdari Mali İşler Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı, diğer Fakülte/Dekanlık/Yüksekokul/Enstitü Bölüm sekreterlikleri

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı - Her Hakkı Saklıdır
[]
IPv6 Etkin