İdari İşler Memuru

Küçült Yazı Tipi Büyüt

Bülent Ecevit Üniversitesi

 

T.C.

ZONGULDAK BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ

 

GÖREV TANIM FORMU

 

Birim:

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü

Görev Adı:

İdari İşler Memuru

Görevin Bağlı Bulunduğu Unvan

Yüksekokul Sekreteri

Sorumluluk Alanı

Yüksekokulun genel sekretarya hizmetlerine yönelik idari iş ve işlemlerin yürütülmesi ile ilgili faaliyetleri mevzuata uygun olarak yapmak

Temel Görev ve Sorumluklar

  • Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri (Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul sekreteri) tarafından verilen işleri yapmak,
  • Müdürün telefon görüşmeleri ve randevularını düzenlemek,
  • Rektörlük ve diğer birimlere yazılması gereken yazıları yazmak,
  • Gelen evrak kabul ve kayıt işlemlerini (elektronik ortam dahil) yapmak,
  • Giden evrak kayıt ve gönderme işlemlerini (elektronik ortam dahil) yapmak,
  • Gelen ve giden evrakları dosyalama sistemine göre dosyalamasını yapmak ve saklamak,
  • Okulumuz bölüm başkanlıkları ile ilgili yazışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesini ve zamanında ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak,
  • Öğretim elemanlarına ait postalarını alıp, ilgililere ulaştırmak, tebligatları yasanın emrettiği şekilde yapmak,
  • Müdürlük duyuruların panolara astırılmasını ve/veya ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
  • Müdürlüğün evraklarının süresi dolanlarını tespit edilerek ilgili arşiv çalışmalarını yürütmek.

Yetkiler

  • Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak,
  • Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek,
  • E-belge oluşturma yetkisine sahip olmak,

Bilgi

  • Görevin yerine getirilmesinde gereken bilgiyi içeren diğer kanun, genelge, yönetmelik, yönergeler vb. mevzuat.

Beceri ve Yetenekler

  • Orta düzeyde Bilgisayar ve internet kullanımı
  • Bilgileri paylaşmama
  • Düzenli ve disiplinli çalışma
  • Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı
  • Etkin yazılı ve sözlü iletişim
  • Güçlü hafıza
  • Hızlı not alabilme
  • Temel düzey İngilizce
  • Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık
  • Ofis programlarını etkin kullanabilme
  • Ofis gereçlerini kullanabilme (yazıcı, faks vb.)
  • On parmak klavye-sayı klavyesi hızlı kullanımı
  • Planlama ve organizasyon yapabilme
  • Üst ve astlarla diyalog
  • Yoğun tempoda çalışabilme
  • Zaman yönetimi

İletişim İçerisinde Olunan Birimler

Müdürlük, Bölüm Başkanlıkları, görevin niteliğine göre Üniversitenin ilgili diğer birimleri

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı - Her Hakkı Saklıdır
[]
IPv6 Etkin